Nie sprzedajemy danych osobowych. Wykorzystujemy je przede wszystkim do kontaktu, potwierdzenia zamówienia, dostawy, rozliczeń oraz obsługi reklamacji i zwrotów.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest HI-System Technika Grzewcza Krzysztof Kowal, ul. Żytnia 15, 44-141 Gliwice, NIP: 6312734755, REGON: 542744413.
W sprawach związanych z prywatnością można kontaktować się e-mailem: hisystemsklep@gmail.com, telefonicznie: 513 578 350 albo listownie na adres firmy. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu mogą to być: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres dostawy lub rozliczeniowy, numer telefonu, adres e-mail, treść korespondencji, dane konta Klienta, zapisane produkty, historia logowania oraz dane dotyczące zamówionych produktów, płatności, dostawy, reklamacji, zwrotu, faktury i dokumentu F-gaz.
Podczas korzystania ze strony mogą być również przetwarzane podstawowe dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, czas żądania i informacje o błędach, w zakresie koniecznym do bezpiecznego działania serwisu.
Cele i podstawy prawne
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych administratora.
Art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO — wykonanie umowy, obowiązki prawne i uzasadniony interes polegający na ochronie praw.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora polegający na zabezpieczeniu serwisu i zapobieganiu nadużyciom.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — świadczenie usługi konta, zapisywanie produktów oraz udostępnienie historii zamówień i faktur.
Wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Obecnie Sklep nie prowadzi newslettera.
Komu dane mogą być ujawniane
Dane otrzymują wyłącznie podmioty, które są potrzebne do realizacji określonego celu, w szczególności: hurtownia lub dystrybutor realizujący wysyłkę, przewoźnik paletowy lub firma kurierska, dostawca hostingu i usług IT, biuro księgowe, dostawca poczty elektronicznej oraz uprawnione organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy. Sklep nie przekazuje obecnie danych operatorowi bramki płatniczej, ponieważ płatność odbywa się przelewem na podstawie faktury VAT.
Zamówienia i dokumenty F-gaz są przechowywane w zabezpieczonej bazie i magazynie plików dostawcy hostingu Sklepu. Funkcje konta i logowania mogą korzystać z Supabase. Wiadomości dotyczące zamówień, wraz z wypełnionym dokumentem F-gaz w załączniku, są wysyłane do Sprzedawcy i Klienta przy użyciu Brevo. Dostawcy ci działają jako podmioty przetwarzające na podstawie swoich warunków i umów powierzenia przetwarzania danych.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie działają na podstawie umów i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora. Jeżeli dostawca technologiczny przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, administrator stosuje wymagane prawem zabezpieczenia, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.
Jak długo przechowujemy dane
- Dane dotyczące zapytania bez zawartej umowy — przez czas potrzebny do odpowiedzi, a następnie do 12 miesięcy w celu zachowania ciągłości korespondencji.
- Dane konta Klienta — przez okres utrzymywania konta, a po jego usunięciu przez czas niezbędny do rozliczenia usług i ochrony przed roszczeniami; dane zamówień i faktur mogą być przechowywane dłużej na podstawie obowiązków prawnych.
- Dane związane z umową — przez czas realizacji i odpowiedzialności z jej tytułu oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
- Dokumenty F-gaz i dane w rejestrze sprzedanych urządzeń — przez 5 lat od dnia nabycia urządzenia, zgodnie z obowiązkiem dokumentacyjnym Sprzedawcy.
- Dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany obowiązującymi przepisami.
- Dane reklamacyjne i dotyczące zwrotów — przez okres obsługi sprawy oraz do upływu terminów dochodzenia roszczeń.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
- Techniczne logi bezpieczeństwa — przez okres uzasadniony ochroną i diagnostyką serwisu.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.
Żądanie można przesłać na hisystemsklep@gmail.com. W celu ochrony danych administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.
Jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako potrzebne do zamówienia są konieczne do jego przyjęcia i realizacji. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne ani do profilowania.
Technologie strony i zapis koszyka
Sklep zapisuje identyfikatory wybranych produktów w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), aby koszyk nie znikał po przejściu na inną podstronę. Dla zamówienia bez konta może zostać zapisany losowy token dostępu pozwalający potwierdzić właściwe zamówienie. Dane te pozostają na urządzeniu użytkownika i mogą zostać usunięte przez wyczyszczenie danych strony w ustawieniach przeglądarki.
Po zalogowaniu Supabase przechowuje w przeglądarce techniczne dane sesji niezbędne do utrzymania bezpiecznego dostępu do konta. Dostęp do danych jest ograniczony regułami bezpieczeństwa na poziomie bazy; użytkownik może odczytać wyłącznie dane przypisane do własnego konta.
Serwer może tworzyć techniczne logi potrzebne do bezpieczeństwa i obsługi błędów. Sklep obecnie nie wykorzystuje reklamowych ani analitycznych plików cookie. Powiadomienie o nowym zamówieniu jest wysyłane do Sprzedawcy i Klienta przy użyciu Brevo; wiadomość zawiera dane konieczne do sprawdzenia zamówienia, a przy urządzeniach objętych obowiązkiem F-gaz także kopię zaakceptowanego dokumentu PDF.
Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób działania Sklepu, zakres usług albo wymagania prawne. Aktualna wersja i data jej obowiązywania będą publikowane na tej stronie. Niniejsza wersja obowiązuje od 26 sierpnia 2026 r.